Use Case: Von Excel-Chaos zu PowerBI-Klarheit

Wie ein kleines Unternehmen monatlich 40+ Stunden bei der Finanzberichterstattung einsparte

Die Herausforderung:

Wie viele kleine Unternehmen versank auch mein Kunde (<100 Mitarbeiter, aus Gesundheitssektor) in Tabellenkalkulationen. Das 2-köpfige Finanzteam verbrachte wöchentlich unzählige Stunden damit, Excel-Dateien manuell zu aktualisieren, Daten aus verschiedenen Quellen zu kopieren und wöchentliche Finanzberichte zu erstellen.

Der Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für menschliche Fehler. Mit Daten, die über Excel-Tabellen und Confluence-Seiten verstreut waren, wurde die Erstellung umfassender Finanzberichte zu einem wöchentlichen Albtraum und Risiko.

Meine Herangehensweise:

Im ersten Schritt kommt die Analyse der IST-Situation, sowie die Erstellung des Fahrplans:

1. Analyse des gesamten Reporting-Workflows

2. Betrachtung der verwendeten Technologie (Excel)

3. Vergleich möglicher Technologieupgrades (z.B. PowerBI, Zoho Sheets/Analytics, Google Sheets, Airtable, Tableau) Qlik, Excel VBA/Power Query)

4. Prüfung der Datenqualität (Welche Workarounds wurden vom Controlling-Team implementiert um Daten zu bereinigen?)

5. Vorstellung der Analyse, sowie der möglichen Lösungswege.

6. Entscheidung des Kunden für einen Weg inkl. zeitlicher Schätzung

Sobald die Entscheidung auf Kundenseite getroffen wurde, startete der zweite Schritt: Die Implementierung.

In diesem Projekt wurden sich für folgendes entschieden:

1. Technologie: PowerBI

2. Automatisierung der Datenbereinigungsprozesse, sowie

3. Optimierung der Auswertung (Workflows & visuelle Darstellung)

4. Dokumentation & Training (ca. 1 Tag für 3 Mitarbeiter)

5. Mein Aufwand: 25 PT + 2PT Training & Dokumentation

Der Implementierungsprozess:

1. Datenquellen-Integration: Konsolidierung ihrer Finanzdaten aus mehreren Quellen in Power BI

2. Automatische Datenaktualisierung: Einrichtung geplanter Aktualisierungen für Echtzeit-Datengenauigkeit

3. Visuelle Aufbereitung: Gestaltung intuitiver Dashboards, zugeschnitten auf spezifischen KPIs, für ein das wöchentliche und monatliche Reporting

4. Confluence-Integration: Einrichtung automatisierter Datenflüsse zwischen Power BI und Confluence, sowie ein Prozess für ein Reporting-Archiv

5. Team-Schulung: Für beide Team-Mitglieder sowie dem Finanzchef habe ich ein praktisches Training entwickelt, und so eine reibungslose Übergabe sichergestellt. Eine Dokumentation wurde ebenfalls übergeben.

Die Ergebnisse:

• Reduzierung der Berichtserstellungszeit von Stunden auf Minuten

• Einsparung von 10 Stunden manueller Arbeit pro Woche (über 40 Stunden monatlich)

• Verbesserte Datengenauigkeit durch Eliminierung manueller Dateneingaben & Copy-Paste Prozessen

• Ermöglichung von Echtzeit-Finanzeinblicken durch interaktive Dashboards

• Steigerung der Team-Produktivität und Entscheidungsfähigkeit

• Detaillierte Dokumentation für neue Mitarbeiter, sowie die Befähigung der bestehenden Teammitglieder für die Weiterentwicklung der Reportings

Fazit:

Durch den Umstieg von manuellen Excel-Prozessen auf automatisierte Power BI-Lösungen können kleine Unternehmen ihre Datenverarbeitung von einer zeitaufwendigen Belastung in einen strategischen Vorteil verwandeln. Die anfängliche Investition in eine professionelle Datenautomatisierung zahlt sich durch Zeitersparnis und verbesserte Entscheidungsmöglichkeiten schnell aus.